Embelco Art Shipping est une société spécialisée dans la logistique des œuvres d’art. L’entreprise souhaitait centraliser toute la connaissance accumulée depuis plus de 75 ans d’existence.

Grâce à Notion, les collaborateurs d’Embelco peuvent facilement consulter et nourrir la base de connaissance.

1. Une base de connaissance avec multiples points d’entrées

L'exercice du métier de transporteur et de logisticien d'œuvres d'art requiert un recours constant à des connaissances diverses, adaptées à chaque situation, pouvant varier en complexité. Initialement, la base de connaissances était tout à fait décentralisée, avec des informations se répétant à plusieurs endroits. L'intention derrière l'adoption de Notion était de permettre un accès aux connaissances à partir de n'importe quel point d'entrée logique, que ce soit via les services d'Embelco, les types de transport, les pays de destination, et ainsi de suite. Grâce à cette page d'accueil centralisée de la base de connaissances, un collaborateur peut accéder à l'information recherchée en moins de trois clics.

Tadeusz Tombinski, Financial Director & Support Staff:

“Notion nous permet de centraliser les informations qui étaient dispersées dans l'entreprise et de les rendre facilement accessibles à nos collaborateurs.”

2. Une architecture de base de données intelligente

La base de données à multiple points d’entrées est rendue possible grâce aux bases de données relationnelles. Une connaissance (la base de données “Processus”) peut être rattachée à : un service, un pays ou une zone géographique, un type de transport, un statut douanier, etc. Ainsi, depuis n’importe quel point d’entrée logique, un collaborateur peut retrouver l’information qu’il cherche.

L’entièreté des bases de données qui composent la base de connaissance.

3. Des tableaux de bord et l’utilisation des boutons afin de maintenir un niveau de propreté élevé

En plus de stocker et de recenser toutes les connaissances accumulées, il fallait pouvoir accéder aux éléments de connaissance facilement. Pour ce faire, nous avons construit des tableaux de bord pour chacun des points d’entrées de la base de connaissance, avec, lorsque c’était nécessaire des menus de navigation pour éviter de chercher trop longtemps une information spécifique.

Afin d’éviter que les collaborateurs modifient la base de connaissance mais puissent quand même ajouter facilement des contenus, nous avons verrouillé certaines pages et y avons ajouté des boutons permettant de rajouter des éléments de connaissance.

💡 Pour construire cette base de connaissance, il est premièrement indispensable de faire appel à un expert qui est capable de comprendre le business du client. Ensuite, l’expert permet d’attaquer la problématique avec une méthodologie précise, permettant de construire un espace Notion avec des fondations solides, scalable et facile d’utilisation pour les collaborateurs. Enfin, l’expert apporte sa technicité en exploitant au maximum les fonctionnalités les plus poussées de l’outil pour répondre au besoin.

Tadeusz Tombinski, Financial Director & Support Staff:

“Iris a analysé, structuré et implémenté l'espace Notion de Embelco Art Shipping tout en formant les équipes à son utilisation. Son approche professionnelle, pragmatique et réactive a rendu ce projet très agréable. Iris a fait preuve d'une efficacité redoutable.”

4. Responsabilisation de la complétude de la base de connaissance

En assignant chaque élément de connaissance à un collaborateur, les directeurs peuvent s’assurer de la complétude de la base de connaissance. Chaque collaborateur a sur son espace personnel un aperçu des processus dont il est responsable et le statut associé.

💡 Un expert permet d’anticiper les éventuelles dérives et propose des solutions afin de limiter le risque de se retrouver avec un espace Notion lourd et inefficace.

Tadeusz Tombinski, Financial Director & Support Staff:

"Je recommande Iris à tous mes contacts qui utilisent Notion. Notre espace n'a plus rien à voir avec ce qu'on avait avant. Iris nous a permis de centraliser des informations qui étaient éparpillées à plusieurs endroits et de les présenter de manière ergonomique et intuitive."