Lifen est une scale-up française dans la santé - qui cherchait une structure pour organiser le contenu créé par ses 30 équipes.

Grâce à des pages d’équipes Notion, Lifen peut :

• Gérer et mettre à jour les contenus

• Partager des informations importantes au reste de l’entreprise

• Assurer la confidentialité de certains documents

1. Un template de page d’équipe sur-mesure

Après avoir parlé à différentes équipes pour comprendre ce qui fonctionne et quels sont les problèmes récurrents (organisation, mise à jour, confidentialité etc.), nous avons créé un template adapté et inspiré des meilleures pratiques du secteur que chaque équipe a pu utiliser pour organiser sa page. Antoine a d’abord accompagné les équipes pilotes puis conduit la généralisation à l’ensemble de l’entreprise : 30 équipes / 170 collaborateurs.

Page Notion de l’équipe RH

2. Gestion centralisée des documents

Organiser les documents (+500) dans une base de données permet une gestion centralisée et beaucoup plus rigoureuse, notamment pour leur mise à jour. Ainsi, chaque page a 1 statut et 1 owner responsable de la mettre à jour et les utilisateurs savent quels contenus consommer.

Base de données des politiques RH de l’entreprise

3. Présentation de l’équipe et de ses canaux de communication

Durant l’audit, nous avons découvert des questions récurrentes, notamment sur Slack, concernant les membres des équipes: qui fait quoi, qui est responsable de tel sujet, mettre un visage sur un nom. De la même manière, beaucoup se demandaient comment contacter une équipe en fonction de la nature de la requête.

Nous avons donc partager cette information sur Notion de manière asynchrone et donc beaucoup plus adaptée. Ainsi ont été ajouté au template les onglets:

• People, une base de données des 170 collaborateurs, filtrée par équipe avec photo, titre, coordonnées et responsabilités (screen ci-dessous)

• Communication guidelines, présentant les canaux de communication de l'équipe et les règles pour la contacter (visible sur le premier screen)

⚡ La base de donnée People a été synchronisée via Make à l’outil SIRH de Lifen pour être mise à jour automatiquement en fonction des arrivées, promotions et départs.

Onglet "People" sur la page de l’équipe RH

4. Confidentialité des contenus internes

Une page d’équipe rassemble des contenus destinés à tous (ex: les politiques RH) comme des contenus internes voire confidentiels (ex: 1:1 meeting notes). Grâce aux groupes de permissions, au design du template et à des guides dédiés écrit par Antoine (parmi +100), nous avons mis en place un système qui s’adapte au niveau de confidentialité de chaque document.

Guide “Comment partager un contenu uniquement à son équipe”